Editorial Policies

Framework on Ethics, Official Artificial Intelligence Policy & Academic Integrity

Version 1 – Effective January 2026

1. Editorial Commitment

LACCEI is committed to the highest standards of academic integrity, scientific rigor, transparency, and editorial independence across all its conferences and official proceedings. All full papers undergo a structured double-blind peer review process with a minimum of three (3) independent reviewers.

LACCEI aligns its editorial practices with internationally recognized principles, including those recommended by the Committee on Publication Ethics (COPE).

2. Scope

These policies apply to:

• Authors
• Reviewers
• Track Chairs
• Technical Committee Members
• Editorial Staff

Across all LACCEI conferences and official publications.

3. Originality and Plagiarism

All submissions must represent original scholarly work. The following are strictly prohibited:

• Plagiarism in any form
• Duplicate or concurrent submissions
• Redundant publication
• Excessive self-plagiarism
• Fabrication or falsification of data
• Manipulation of images or results
• Undeclared AI-generated content

All manuscripts are screened using similarity-detection software and editorial verification procedures.

4. Official Policy on the Responsible Use of Artificial Intelligence

LACCEI recognizes the increasing use of Artificial Intelligence (AI) tools in research and academic writing. The use of AI must adhere to principles of transparency, human oversight, and intellectual responsibility.

4.1 Permitted Uses

AI tools may be used for:

• Language editing and grammar correction
• Translation
• Code assistance
• Data processing support

Human authors retain full intellectual control and responsibility.

4.2 Prohibited Uses

The following are strictly prohibited:

• Fabricating data or references
• Generating research findings without validation
• Submitting AI-generated text as fully human-authored research without disclosure
• Uploading confidential manuscripts to public AI systems (applies to reviewers)

AI systems cannot be listed as authors.

4.3 Mandatory AI Use Disclosure & Author Responsibility Statement

All manuscripts must include a dedicated section titled (failure to provide accurate disclosure may constitute academic misconduct.): AI Use Disclosure & Author Responsibility Statement.

This statement must clearly indicate whether AI tools were used and describe their purpose.

4.3.1. Official template to include in final paper

A. If NO AI was used:

AI Use Disclosure Statement
The authors declare that no Artificial Intelligence tools were used in the preparation of this manuscript.

Author Responsibility Statement
The authors confirm that this work is original, has not been submitted elsewhere, and that all authors assume full responsibility for its content.

B. If AI WAS used:

AI Use Disclosure Statement
The authors declare that Artificial Intelligence tools were used for [describe purpose: language editing, code assistance, data processing, etc.]. All AI-assisted outputs were reviewed, validated, and edited by the authors.

Author Responsibility Statement
The authors assume full responsibility for the accuracy, originality, and integrity of all content in this manuscript, including AI-assisted components.

5. Authorship, Contribution & Submission Limits

Only individuals who have made substantial intellectual contributions should be listed as authors. All authors must:

• Approve the final manuscript
• Agree to submission
• Accept responsibility for the work

5.1 Maximum Number of Authors per Paper

Each submission may include a maximum of seven (7) authors.

5.2 Maximum Number of Submissions per Author

Each individual author may appear in a maximum of three (3) submissions per conference edition. These limits are established to:

• Ensure equitable participation
• Maintain review quality
• Prevent concentration of authorship
• Preserve academic diversity

Submissions exceeding these limits may be administratively adjusted or rejected at the discretion of the Technical Committee.

5.3 Authorship Changes

Changes in authorship after acceptance are not permitted, except under exceptional circumstances and subject to formal editorial approval.

6. Peer Review Integrity

LACCEI applies a structured double-blind peer review process ensuring:

• Confidentiality
• Fairness
• Objectivity
• Conflict-of-interest management

Reviewers must disclose conflicts of interest and refrain from using unpublished material for personal advantage.

7. Corrections, Retractions & Ethical Violations

If ethical violations are identified, LACCEI may:

• Reject the submission
• Request clarification
• Issue corrections
• Issue expressions of concern
• Retract published papers
• Notify indexing services
• Notify affiliated institutions

Investigations follow COPE principles and recognized editorial best practices.

8. Presentation Requirement

Only papers formally presented at the conference (onsite or virtual, as applicable – hybrid) are eligible for publication in the official proceedings. Failure to present may result in removal from publication.

9. Sanctions

Serious violations may result in:

• Immediate rejection
• Removal from proceedings
• Temporary or permanent submission ban
• Institutional notification

10. Research Ethics, Institutional Compliance & Data Protection Policy

LACCEI does not operate its own Institutional Review Board (IRB) or Ethics Committee. However, LACCEI requires that all research involving human participants, personal data, identifiable information, surveys, interviews, experiments, or educational interventions comply with applicable institutional, national, and international ethical standards.

10.1 Institutional Ethics Approval

For research involving human subjects, authors must confirm that:

• The study received prior approval from the relevant Institutional Review Board (IRB), Ethics Committee, or equivalent body within their institution, where required.
• The research complied with national legislation governing research involving human participants.
• Informed consent was obtained when applicable.

If ethics approval was not required under the author’s institutional regulations, a clear statement explaining this exemption must be included in the manuscript. LACCEI reserves the right to request documentation of ethics approval or institutional clearance when necessary.

10.2 Data Protection and Privacy Compliance

Authors are responsible for ensuring that data collection, storage, processing, and publication comply with applicable data protection regulations, including:

• Institutional data protection policies
• National privacy legislation
• The European Union General Data Protection Regulation (GDPR), where applicable

Personal data must be anonymized or pseudonymized unless explicit written consent for identification has been obtained.

10.3 Informed Consent and Participant Rights

When research involves human participants, authors must ensure that:

• Participation was voluntary.
• Participants were informed about the purpose of the study.
• Participants were informed about data use and storage.
• Participants had the right to withdraw.
• The confidentiality of the information collected is protected.

10.4 Responsibility and Accountability

The corresponding author assumes responsibility for ensuring compliance with ethical approval and data protection requirements. Failure to comply with ethical standards may result in rejection, retraction, or institutional notification.

Versión 1 – Vigente desde enero 2026

1. Compromiso Editorial

LACCEI está comprometida con los más altos estándares de integridad académica, rigor científico, transparencia y gobernanza editorial en todas sus conferencias y proceedings oficiales. Todos los artículos completos son evaluados mediante revisión por pares doble ciego con un mínimo de tres (3) revisores independientes.

LACCEI alinea sus prácticas editoriales con principios internacionales reconocidos, incluyendo los recomendados por el Committee on Publication Ethics (COPE).

2. Alcance

Estas políticas aplican a:

• Autores
• Revisores
• Chairs de Track
• Comité Técnico
• Equipo Editorial

En todas las conferencias y publicaciones oficiales de LACCEI.

3. Originalidad y Plagio

Todos los manuscritos deben representar trabajo académico original. Se prohíbe estrictamente:

• Plagio en cualquier forma
• Envío duplicado o simultáneo
• Publicación redundante
• Autoplagio excesivo
• Fabricación o falsificación de datos
• Manipulación de imágenes o resultados
• Uso no declarado de contenido generado por IA

Todos los manuscritos son sometidos a software de detección de similitud y procedimientos de verificación editorial.

4. Política Oficial sobre el Uso Responsable de Inteligencia Artificial

LACCEI reconoce el creciente uso de herramientas de Inteligencia Artificial en la investigación y redacción académica. El uso de IA debe regirse por principios de transparencia, supervisión humana y responsabilidad intelectual.

4.1 Usos Permitidos

Se permite el uso de IA para:

• Corrección gramatical y de estilo
• Traducción
• Asistencia en programación
• Procesamiento de datos

La responsabilidad intelectual y académica permanece en los autores.

4.2 Usos Prohibidos

Se prohíbe:

• Fabricar datos o referencias
• Generar resultados sin validación humana
• Presentar texto generado por IA como investigación humana sin declaración
• Subir manuscritos confidenciales a sistemas públicos de IA

Los sistemas de IA no pueden figurar como autores.

4.3 Declaración Obligatoria de Uso de IA y Responsabilidad de los Autores

Todos los manuscritos deben incluir una sección titulada (la omisión de esta declaración puede constituir falta ética.): AI Use Disclosure & Author Responsibility Statement.

4.3.1. Plantilla Oficial para incluir en paper final

A. Si NO se utilizó IA

AI Use Disclosure Statement
Los autores declaran que no se utilizaron herramientas de Inteligencia Artificial en la preparación de este manuscrito.

Author Responsibility Statement
Los autores confirman que este trabajo es original, no ha sido enviado a otra publicación y asumen plena responsabilidad por su contenido.

B. Si SÍ se utilizó IA

AI Use Disclosure Statement
Los autores declaran que se utilizaron herramientas de Inteligencia Artificial para [describir propósito: edición de lenguaje, asistencia en código, procesamiento de datos, etc.]. Todos los resultados asistidos por IA fueron revisados y validados por los autores.

Author Responsibility Statement
Los autores asumen plena responsabilidad por la exactitud, originalidad e integridad de todo el contenido del manuscrito, incluyendo componentes asistidos por IA.

5. Autoría, Contribución y Límites de Envío

Solo deben figurar como autores quienes hayan realizado contribuciones intelectuales sustanciales. Todos los autores deben:

• Aprobar la versión final
• Aceptar el envío
• Asumir responsabilidad sobre el contenido

5.1 Número Máximo de Autores por Artículo

Cada manuscrito podrá incluir un máximo de siete (7) autores.

5.2 Número Máximo de Envíos por Autor

Cada autor podrá participar en un máximo de tres (3) trabajos por edición de la conferencia. Estos límites buscan garantizar participación equitativa, calidad en la evaluación y diversidad académica. Los trabajos que excedan estos límites podrán ser ajustados administrativamente o rechazados por el Comité Técnico.

5.3 Cambios de Autoría

No se permiten cambios en la autoría después de la aceptación, salvo circunstancias excepcionales aprobadas formalmente por el comité editorial.

6. Integridad del Proceso de Revisión por Pares

LACCEI aplica un proceso estructurado de revisión por pares doble ciego para garantizar:

• Confidencialidad
• Imparcialidad
• Objetividad
• Gestión adecuada de conflictos de interés

Los revisores deben:

• Declarar cualquier conflicto de interés antes de aceptar la evaluación.
• Abstenerse de evaluar manuscritos cuando exista relación competitiva, colaborativa o institucional con los autores.
• No utilizar información no publicada para beneficio personal o institucional.
• Mantener estricta confidencialidad sobre el contenido de los manuscritos.

El incumplimiento de estas obligaciones podrá resultar en la exclusión del revisor del comité técnico.

7. Correcciones, Retractaciones y Violaciones Éticas

Si se identifican posibles violaciones éticas antes o después de la publicación, LACCEI podrá:

• Rechazar el manuscrito
• Solicitar aclaraciones o documentación adicional
• Emitir una corrección formal
• Emitir una expresión de preocupación
• Retractar el artículo publicado
• Notificar a servicios de indexación
• Notificar a las instituciones afiliadas de los autores

Las investigaciones se llevarán a cabo siguiendo los principios recomendados por COPE y buenas prácticas editoriales internacionales. Las retractaciones, cuando correspondan, serán claramente identificadas y permanecerán accesibles en los registros públicos para garantizar transparencia académica.

8. Requisito de Presentación

Solo los artículos que sean formalmente presentados durante la conferencia (modalidad presencial o híbrida, según corresponda) serán elegibles para su publicación en los proceedings oficiales de LACCEI. La no presentación podrá resultar en la exclusión del artículo de la publicación oficial, incluso si fue previamente aceptado.

9. Sanciones

Las violaciones graves a las políticas editoriales podrán resultar en:

• Rechazo inmediato del manuscrito
• Retiro del artículo de los proceedings
• Prohibición temporal o permanente de envío a futuras ediciones
• Notificación a la institución de afiliación
• Restricción de participación en comités o roles editoriales

Las sanciones serán proporcionales a la gravedad de la falta y determinadas por el Comité Editorial o el Comité Técnico correspondiente.

10. Ética en la Investigación, Cumplimiento Institucional y Protección de Datos

LACCEI no cuenta con un Comité de Ética en Investigación ni con un Institutional Review Board (IRB) propio. No obstante, LACCEI exige que toda investigación presentada que involucre participantes humanos, datos personales, información identificable, encuestas, entrevistas, experimentos o intervenciones educativas cumpla con los estándares éticos institucionales, nacionales e internacionales aplicables.

10.1 Aprobación Ética Institucional

Cuando la investigación involucre sujetos humanos, los autores deberán confirmar que:

• El estudio recibió aprobación previa del Comité de Ética, Institutional Review Board (IRB) o instancia equivalente de su institución, cuando así lo requieran las normas institucionales o nacionales.
• La investigación cumplió con la legislación nacional aplicable en materia de investigación con seres humanos.
• Se obtuvo consentimiento informado cuando correspondía.

Si la normativa institucional no requería aprobación ética formal, el autor deberá incluir en el manuscrito una declaración explícita indicando la razón de dicha exención. LACCEI se reserva el derecho de solicitar documentación que respalde la aprobación ética o la exención correspondiente cuando existan dudas razonables.

10.2 Cumplimiento en Protección de Datos y Privacidad

Los autores son responsables de garantizar que la recolección, almacenamiento, procesamiento y publicación de datos cumplan con las normativas aplicables en materia de protección de datos, incluyendo:

• Políticas institucionales de protección de datos
• Legislación nacional en materia de privacidad
• El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR), cuando corresponda

Los datos personales deberán ser anonimizados o seudonimizados, salvo que exista consentimiento explícito por escrito para su identificación.

10.3 Consentimiento Informado y Derechos de los Participantes

Cuando la investigación involucre participantes humanos, los autores deberán garantizar que:

• La participación fue voluntaria.
• Los participantes fueron informados sobre el propósito del estudio.
• Se explicó el uso y almacenamiento de los datos.
• Los participantes tuvieron derecho a retirarse del estudio cuando correspondiera.
• Se protege la confidencialidad de la información recopilada.

10.4 Responsabilidad y Rendición de Cuentas

El autor de correspondencia asume la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los requisitos de aprobación ética y protección de datos. El incumplimiento de los estándares éticos podrá resultar en:

• Rechazo del manuscrito
• Retractación del artículo publicado
• Notificación a la institución afiliada

11. Versionado y Archivo

Esta política sustituye versiones anteriores de las declaraciones de Ética y Malas Prácticas (Ethics and Malpractice Statement) y de la Política de Plagio (LACCEI Plagiarism Policy). Con la incorporación de disposiciones relativas a Inteligencia Artificial, ética en la investigación, cumplimiento institucional y protección de datos, el presente documento establece el marco integral de gobernanza editorial de LACCEI. Las actualizaciones futuras podrán emitirse para reflejar la evolución de estándares internacionales, requisitos regulatorios y mejores prácticas en publicación académica.

Ante cualquier duda o consulta por favor hacerlo al correo electrónico info@laccei.org.